Top.Mail.Ru
EN

Также вас может заинтересовать

Требования к комплектности документов на оплату для нетоварных контрагентов

Общие требования к оформлению документов

Для всех видов услуг

  1. Документы по расходным операциям и операциям с ОС должны быть оформлены в соответствии с требованиями, установленными законодательством РФ, а именно:
    — Наличие наименования документа;
    — Наличие даты составления документа;
    — Наличие наименования экономического субъекта, составившего документ;
    — Наличие содержания факта хозяйственной жизни;
    — Наличие величины натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
    — Наличие наименования должностей, при отсутствии расшифровки должности, должна быть ссылка на доверенность;
    — Наличие подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов, расшифровки подписи с обеих сторон;
  2. Счет-фактура (корректировочный счет-фактура) должен быть оформлен в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. №1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».
  3. Дата счета-фактуры не может быть ранее даты составления первичного документа (акта о выполненных работах, накладной ТОРГ-12, отчета агента, справки КС-3 – ремонтно-строительные работы) и не должна быть позднее 5 календарных дней с даты составления/даты подписания (в случае указания даты подписания сторонами) указанных документов.
  4. Дата первичных документов (акта о выполненных работах, накладной ТОРГ-12, отчета агента, справки КС-3 – ремонтно-строительные работы) и счетов-фактур должна соответствовать одному налоговому периоду (отчетный период — год).
  5. Если оплата товаров (работ, услуг) по валютным договорам производится в рублях с учетом валютной оговорки или по фиксированному курсу, комплект документов должен содержать договор/фрагмент договора, в котором прописаны условия платежа. Итоговые суммы с НДС, указанные в первичных документах по одной хозяйственной операции, должны соответствовать друг другу.
  6. Обязательно указать ставки НДС (в зависимости от используемой ставки):
    — с 01.01.2019 всего к оплате/12020=20% (если услуга оказывалась до 01.01.2019 к оплате/11818=18% )
    — всего к оплате/110*10=10%
  7. УПД должен быть оформлен в соответствии с Письмом Министерства финансов и ФНС от 21.10.2013 г. № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры». Корректировка УПД должна быть оформлена в соответствии с Письмом ФНС от 17.10.2014 г. N ММВ-20-15/86@ «О корректировке универсального передаточного документа.

Коммунальные и эксплуатационные расходы

К ним относятся:

  • Водоснабжение и канализация;
  • Вывоз мусора;
  • Эксплуатация зданий;
  • Электроэнергия;
  • Теплоснабжение;
  • Стационарная связь;
  • Мобильная связь;
  • Каналы связи, интернет;
  • Уборка территории;
  • Дезинсекция/Дератизация;
  • Капитальный ремонт (только в рамках коммунальных услуг).

От контрагентов, прямых поставщиков коммунальных услуг, в том числе и монополистов

  1. Акт о выполненных работах (оказанных услугах) с указанием вида работ (оказанных услуг) (если контрагент-монополист выставляет акт);
  2. Счет-фактура;
  3. Расчет c детальной расшифровкой видов и стоимости потребленных услуг (в случаях, если контрагент не выставляет акт, либо если ни в предоставленном акте, ни в счете-фактуре нет детальной расшифровки видов и стоимости потребленных услуг).

Для отражения расходов, связанных с оплатой взноса на капитальный ремонт требуется предоставить счет, квитанцию от регионального оператора фонда капитального ремонта.

По переменной арендной плате, если контрагент не является налогоплательщиком НДС

  1. Акт приемки -передачи арендованного имущества (разовый документ, хранится вместе с договором);
  2. Счет -фактура;
  3. Акт выполненных работ / оказанных услуг c детальной расшифровкой видов и стоимости потребленных услуг (предоставляется, если в договоре предусмотрено составление актов в части переменной арендной платы);
  4. Счет на оплату: должен содержать детальную расшифровку видов и стоимости потребленных услуг, если в договоре не предусмотрено составление актов в части переменной арендной платы;
  5. Копии актов потребления, актов оказанных услуг и счетов -фактур, выставленных поставщиками коммунальных услуг;
  6. Документ «Расчет стоимости» c детальной расшифровкой видов и стоимости потребленных услуг (обязателен в случае, когда арендуется часть здания и/или когда другие предоставленные документы не содержат детальной расшифровки.

Возмещение (компенсация) арендодателю понесенных коммунальных расходов

  1. Акт приемки-передачи арендованного имущества (разовый документ, хранится вместе с договором);
  2. Акт выполненных работ / оказанных услуг на всю сумму возмещения включая НДС, но без указания НДС отдельной суммой , c детальной расшифровкой видов и стоимости потребленных услуг (если предусмотрено договором аренды);
  3. Счет на оплату всей суммы возмещения (компенсации) включая НДС, но без указания НДС отдельной суммой . В случае если договором аренды НЕ предусмотрено составление актов на возмещение коммунальных расходов, счет должен содержать детальную расшифровку видов и стоимости потребленных услуг;
  4. Копии актов потребления, актов оказанных услуг и счетов-фактур, выставленных поставщиками коммунальных услуг;
  5. Документ «Расчет стоимости» на всю сумму возмещения включая НДС, но без указания НДС отдельной суммой , c детальной расшифровкой видов и стоимости потребленных услуг. Расчет стоимости обязателен в случае, когда арендуется часть здания и/или когда другие предоставленные документы не содержат детальной расшифровки видов и стоимости потребленных коммунальных услуг

Операции по возмещению (компенсации) арендодателю понесенных коммунальных расходов не подлежат обложению НДС, в связи с чем счет-фактура на перевыставленные коммунальные и эксплуатационные услуги не подлежит составлению арендодателем.

По Агентскому договору (агент действует от имени принципала-арендатора)

  1. Акт о выполненных работах (оказанных услугах) на сумму агентского вознаграждения (если его предоставление предусмотрено договором. Если предоставление данной формы не предусмотрено, отчет агента должен содержать информацию о сумме вознаграждения и отметку о надлежащем исполнении услуг);
  2. Счет-фактура на сумму агентского вознаграждения (за исключением случая, когда агент не является плательщиком НДС);
  3. Отчет агента, содержащий расчет вознаграждения агента;
  4. Оригиналы первичных документов, выставленных поставщиками услуг на имя принципала-арендатора (акты выполненных работ / оказанных услуг, счета-фактуры, акты потребления и т.д.);
  5. Документ «Расчет стоимости»c детальной расшифровкой видов и стоимости потребленных услуг (обязателен в случае, когда арендуется часть здания и/или когда другие предоставленные документы не содержат детальной расшифровки видов и стоимости потребленных услуг).

Маркетинг

Вывески и наружная реклама

  1. Акт о выполненных работах (оказанных услугах) с указанием вида выполненных работ/оказанных услуг и указанием адресов мест размещения рекламы, приложением фотографий размещения рекламы, приложением образцов макетов / шаблонов / рекламных материалов, приложением сканов страниц газеты / журнала, где видно объявление, наименование газеты, номер, дата газеты, приложением эфирных справок
  2. Расшифровка акта о выполненных работах (если акт не содержит информацию об адресах мест размещения реклам, фотографий размещения рекламы, образцов макетов / шаблонов / рекламных материалов, сканов страниц газеты/ урнала, где видно объявление, наименование газеты, номер, дата газеты, эфирных справок);
  3. Счет -фактура.

Реклама на транспортных средствах и на открытие магазина

  1. Акт о выполненных работах (оказанных услугах) с указанием вида выполненных работ/оказанных услуг и указанием адресов мест размещения рекламы, приложением фотографий размещения рекламы, приложением образцов макетов / шаблонов / рекламных материалов, приложением сканов страниц газеты / журнала, где видно объявление, наименование газеты, номер, дата газеты, приложением эфирных справок
  2. Расшифровка акта о выполненных работах (если акт не содержит информацию об адресах мест размещения реклам, фотографий размещения рекламы, образцов макетов / шаблонов / рекламных материалов, сканов страниц газеты/журнала, где видно объявление, наименование газеты, номер, дата газеты, эфирных справок);
  3. Счет -фактура.

Полиграфия: POS и каталоги

  1. Акт о выполненных работах (оказанных услугах) с указанием вида выполненных работ/оказанных услуг и указанием адресов мест размещения рекламы, приложением фотографий размещения рекламы, приложением образцов макетов / шаблонов / рекламных материалов, приложением сканов страниц газеты / журнала, где видно объявление, наименование газеты, номер, дата газеты, приложением эфирных справок
  2. Расшифровка акта о выполненных работах (если акт не содержит информацию об адресах мест размещения реклам, фотографий размещения рекламы, образцов макетов / шаблонов / рекламных материалов, сканов страниц газеты/журнала, где видно объявление, наименование газеты, номер, дата газеты, эфирных справок);
  3. Счет -фактура.

Реклама в прессе, на радио и ТВ

  1. Акт о выполненных работах (оказанных услугах) с указанием вида выполненных работ/оказанных услуг и указанием адресов мест размещения рекламы, приложением фотографий размещения рекламы, приложением образцов макетов / шаблонов / рекламных материалов, приложением сканов страниц газеты / журнала, где видно объявление, наименование газеты, номер, дата газеты, приложением эфирных справок
  2. Расшифровка акта о выполненных работах (если акт не содержит информацию об адресах мест размещения реклам, фотографий размещения рекламы, образцов макетов / шаблонов / рекламных материалов, сканов страниц газеты/журнала, где видно объявление, наименование газеты, номер, дата газеты, эфирных справок);
  3. Счет -фактура.

Рекламные / маркетинговые акции, в ходе которых проводятся лотереи

  1. План мероприятия, в котором отражаются цели, сроки, методы и т.п. проведения маркетинговой акции, если предусмотрено условиями договора;
  2. Акт о выполненных работах с указанием вида работ (оказанных услуг);
  3. Счет-фактура;
  4. Товарная накладная;
  5. Консолидированный отчет о выданных призах ;
  6. Акт приема-передачи призов (на крупные призы) В случае перечисления денежных средств (выплата призов денежными средствами): — Протокол тиражной комиссии с приложением – описанием результатов розыгрыша (копия) ; — Заявление победителя на перечисление выигрыша (копия) ;
  7. Акт списания неиспользованных призов ТОРГ-169 ;
  8. Акт списания неиспользованных скретч-карт по форме ТОРГ-169
  9. Правила проведения лотереи;
  10. Акт утилизации неиспользованных скретч-карт.

Промо (отсутствие призов) и спец.акции (услуги) (отсутствие призов)

  1. План мероприятия, в котором отражаются цели, сроки, методы и т.п. проведения маркетинговой акции, если предусмотрено условиями договора;
  2. Акт о выполненных работах с указанием вида работ (оказанных услуг);
  3. Счет-фактура.

Расходы по акциям заказчиков и непоставщиков

  1. Акт о выполненных работах с указанием вида работ (оказанных услуг);
  2. Счет -фактура.

Внутреннее оформление: стандартное и фирменное

  1. Товарная накладная;
  2. Счет -фактура;
  3. Акт о выполненных работах с указанием вида работ (оказанных услугах) (если оказываются услуги).

Информационная поддержка бизнеса (маркетинг, исследования, мониторинги, разработки концепций идей для открытия магазинов и др.)

  1. Акт о выполненных работах (оказанных услугах) с указанием вида выполненных работ/оказанных услуг;
  2. Расшифровка акта о выполненных работах (если акт не содержит подробную информацию об оказанных услугах/выполненных работах);
  3. Счет -фактура;
  4. Товарная накладная (в случае предоставления ТМЦ);
  5. Отчет, содержащий подробную информацию о результатах выполненных работ/оказанных услуг, (если договором предусмотрено предоставление такого документа). В случае предоставления отчета расшифровка к акту не требуется, в т.ч. если акт не содержит подробную информацию об оказанных услугах/выполненных работах.

Поддержка программного развития сети

  1. Акт о выполненных работах (оказанных услугах) с указанием вида выполненных работ / оказанных услуг;
  2. Расшифровка акта о выполненных работах (если акт не содержит подробную информацию об оказанных услугах / выполненных работах);
  3. Счет -фактура;
  4. Отчет, содержащий подробную информацию о результатах выполненных работ / оказанных услуг, (если договором предусмотрено предоставление такого документа). В случае предоставления отчета расшифровка к акту не требуется, в т.ч. если акт не содержит подробную информацию об оказанных услугах/выполненных работах

Расходы по программам лояльности

  1. Акт о выполненных работах (оказанных услуг) с указанием вида выполненных работ/оказанных услуг;
  2. Счет-фактура;
  3. Отчет (при большом количестве операций возможно предоставление в электронном виде), если предусмотрено условиями договора.

Агентская схема, используемая при любой рекламе (агент действует от своего имени)

  1. Акт приемки-передачи выполненных работ / оказанных услуг на сумму агентского вознаграждения (Если его предоставление предусмотрено договором. Если предоставление данной формы не предусмотрено, отчет агента должен содержать информацию о сумме вознаграждения и отметку о надлежащем исполнении услуг);
  2. Отчет агента должен содержать: — расшифровку сумм расходов агента, подлежащих возмещению принципалом, а также расчет вознаграждения агента; — информацию о суммах НДС, включенных в стоимость перевыставленных расходов (например, «в т.ч. НДС в сумме…» или «кроме того НДС в сумме…» или «НДС не облагается на основании ст. _ НК РФ»);
  3. Копии документов, подтверждающих расходы агента, понесенные в рамках исполнения агентского договора (акты, товарные накладные, счетафактуры и другие документы, выставленные поставщиками товаров / работ / услуг в адрес агента);
  4. Счета-фактуры: — в отношении агентского вознаграждения (за исключением ситуаций, когда агент не является плательщиком НДС); — в отношении расходов агента, подлежащих возмещению принципалом (выставляется, даже если
    агент не является плательщиком НДС).

В случае перевыставления агентом счетов фактур на понесенные им расходы, счета фактуры оформляются следующим образом: В строке 1 указывается та же дата, что и в счет-фактуре (который агенту выставил продавец), номер согласно системе регистрации агента; в строках 2, 2а и 2б — наименование, адрес продавца услуг, а не агента; в строке 5 — номера и даты составления платежно-расчетных документов о перечислении предоплаты от агента продавцу и от агента X5 (если применимо). В перевыставленном счете-фактуре в графе 5 агент отражает количество и стоимость перевыставляемых расходов согласно счетам-фактурам, выставленных ему продавцом, без учета НДС. В графе 9 указывается сумма из графы 5, увеличенная на НДС 18% (20% с 01.01.19). Таким образом, суммы, указанные в графах 5,8,9 перевыставленного счета-фактуры, должны совпадать с данными этих граф счетов-фактур, выставленных продавцами в адрес агента.

Агентская схема, используемая при любой рекламе (агент действует от имени принципала-заказчика)

  1. Акт о выполненных работах (оказанных услугах) на сумму агентского вознаграждения (если его предоставление предусмотрено договором. Если предоставление данной формы не предусмотрено, отчет агента должен содержать информацию о сумме вознаграждения и отметку о надлежащем исполнении услуг);
  2. Счет-фактура на сумму агентского вознаграждения (за исключением ситуаций, когда агент не является плательщиком НДС);
  3. Отчет агента, содержащий расчет вознаграждения агента;
  4. Оригиналы первичных документов, выставленных поставщиками товаров / работ / услуг через агента на имя принципала-заказчика (акты, товарные накладные, счета-фактуры и другие документы, выставленные поставщиками в адрес принципала).

Обработка фискальных данных_54-ФЗ

  1. Акт о выполненных работах (оказанных услугах) с детальным описанием выполненных работ/оказанных услуг;
  2. Счет-фактура

Расходы на услуги сюрвейеров

  1. Счет-фактура;
  2. Акт с детальным описанием услуг и расчетом стоимости;
  3. Отчет сюрвейера (в случае если предоставление данного отчета предусмотрено условиями договора).

Техобслуживание и ремонт

Текущие ремонты (здания, сооружения)

  1. Акт выполненных работ КС — 2 если выставление документа предусмотрено договором. Если договором не предусмотрено расходы отражаем на осн овании акта выполненных работ;
  2. Справка КС-3, если выставление документа предусмотрено договором;
  3. Счет -фактура.

Техобслуживание: вентиляции и кондиционирования, инженерных/коммунальных систем, кассового оборудования, компьютеров и орг.техники, прочего технологического, холодильного оборудования

  1. Акт о выполненных работах (оказанных услуг) с указанием вида выполненных работ/оказанных услуг;
  2. Счет -фактура;
  3. Товарная накладная (в случае приобретения ТМЦ);
  4. Отчет/ведомость или иной документ, отражающий результаты ТО (если его предоставление предусмотрено договором, если акт выполненных работ не содержит подробной информации об оказанных услугах).

Техобслуживание, ремонт и обслуживание весового оборудования, КТС (кнопки тревожной сигнализации) и систем безопасности, ОПС (охранно-пожарной сигнализации) и щитов пожаротушения, пекарного оборудования, подъемного оборудования, рекламного оборудования, комплексное обслуживание

  1. Акт о выполненных работах (оказанных услуг) с указанием вида выполненных работ/оказанных услуг;
  2. Счет -фактура ;
  3. Товарная накладная (в случае приобретения ТМЦ);
  4. Отчет/ведомость или иной документ, отражающий результаты ТО (если его предоставление предусмотрено договором, если акт выполненных работ не содержит подробной информации об оказанных услугах).

Ремонт вентиляции и кондиционирования, инженерных/коммунальных систем, кассового оборудования, компьютеров и орг.техники, прочего технологического, холодильного и стеллажного оборудования

  1. Акт о выполненных работах с указанием вида выполненных работ/оказанных услуг;
  2. Счет -фактура;
  3. Товарная накладная (в случае приобретения ТМЦ);
  4. Отчет/ведомость или иной документ, отражающий результаты ремонта (если его предоставление предусмотрено договором, если акт выполненных работ не содержит подробной информации об оказанных услугах).

Благоустройство территории

  1. Акт выполненных работ КС-2;
  2. Справка КС-3;
  3. Счет-фактура;
  4. Решение/предписание органов гос. власти на проведение благоустройства (при наличии).

Этот сайт использует cookie для хранения данных. Продолжая использовать сайт, вы даете согласие на работу с этими файлами

Подробнее